Die Krankmeldung ist ein sensibles Thema, das sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber klare Regeln und Pflichten mit sich bringt. Eine korrekte und fristgerechte Meldung Ihrer Arbeitsunfähigkeit ist nicht nur eine gesetzliche Vorgabe, sondern auch ein Zeichen von Professionalität und Verantwortungsbewusstsein. Wer sich nicht an die Spielregeln hält, riskiert nicht nur finanzielle Einbußen durch den Verlust des Lohnanspruchs, sondern unter Umständen auch arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung. Gerade in Deutschland sind die Vorschriften hierzu sehr präzise im Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) verankert und müssen von allen Beteiligten strikt beachtet werden. Es geht dabei nicht nur darum, dem Arbeitgeber mitzuteilen, dass man krank ist, sondern auch, wie man die Arbeitsunfähigkeit nachweist und welche Fristen dabei einzuhalten sind. Die Krankmeldung selbst ist dabei nur der erste Schritt; der Nachweis der Arbeitsunfähigkeit durch eine ärztliche Bescheinigung, oft auch als "gelber Schein" bekannt, ist ebenso von zentraler Bedeutung. Insbesondere die Digitalisierung durch die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat in jüngster Zeit wichtige Änderungen mit sich gebracht, die für alle Arbeitnehmer relevant sind. Dieser umfassende Leitfaden soll Ihnen helfen, den Prozess der Krankmeldung in Deutschland vollständig zu verstehen und Fehler zu vermeiden, um Ihre Rechte zu wahren und Ihren Pflichten nachzukommen. Wir beleuchten alle Facetten – von den rechtlichen Grundlagen über die Schritt-für-Schritt-Anleitung bis hin zu den Besonderheiten der eAU und häufigen Irrtümern, damit Sie im Krankheitsfall stets richtig handeln.
Die Grundlagen der Krankmeldung in Deutschland
Die Grundlagen der Krankmeldung in Deutschland sind für jeden Arbeitnehmer von entscheidender Bedeutung, um im Krankheitsfall korrekt zu handeln und rechtliche Schwierigkeiten zu vermeiden. Zentraler Pfeiler ist das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG), das die Pflichten des Arbeitnehmers bei Arbeitsunfähigkeit aufgrund von Krankheit sowie den Anspruch auf Fortzahlung des Arbeitsentgelts durch den Arbeitgeber regelt. Die wichtigste und oft missverstandene Pflicht ist die sogenannte unverzügliche Meldepflicht. Das bedeutet, dass Sie Ihren Arbeitgeber sofort informieren müssen, sobald Sie feststellen, dass Sie arbeitsunfähig sind. Dieses "sofort" ist nicht wörtlich als unmittelbar in der Sekunde der Erkenntnis zu verstehen, aber doch so früh wie möglich am ersten Tag der Erkrankung, und zwar noch vor dem regulären Arbeitsbeginn. Eine verspätete Meldung kann bereits eine Pflichtverletzung darstellen und zu einer Abmahnung führen, selbst wenn die Arbeitsunfähigkeit objektiv vorliegt und später durch ein Attest nachgewiesen wird. Die Meldung muss dabei nicht nur die Tatsache der Erkrankung umfassen, sondern auch die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit. Eine genaue Diagnose müssen Sie Ihrem Arbeitgeber allerdings nicht mitteilen, da diese unter den Datenschutz fällt.
Ein weiterer fundamentaler Aspekt der Krankmeldung ist der Nachweis der Arbeitsunfähigkeit durch eine ärztliche Bescheinigung, die sogenannte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU). Gemäß § 5 Abs. 1 EFZG ist der Arbeitnehmer verpflichtet, dem Arbeitgeber eine solche Bescheinigung vorzulegen, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert. Das bedeutet, wenn Sie beispielsweise am Montag erkranken und bis Mittwoch arbeitsunfähig sind, benötigen Sie grundsätzlich noch kein Attest. Erst wenn die Arbeitsunfähigkeit auch den Donnerstag umfasst, müssen Sie spätestens am Donnerstag eine AU vorlegen, die auch rückwirkend für Montag, Dienstag und Mittwoch gelten kann. Wichtig ist jedoch: Ihr Arbeitgeber hat das Recht, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung bereits früher zu verlangen, also auch schon ab dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit. Dieses Recht muss der Arbeitgeber nicht begründen und kann es jederzeit ausüben, indem er es Ihnen mitteilt. Es ist daher ratsam, immer im Arbeitsvertrag oder in Betriebsvereinbarungen nach spezifischen Regelungen zu suchen oder im Zweifelsfall direkt beim Arbeitgeber nachzufragen. Die Fristen für die Vorlage der AU sind ebenfalls kritisch; wird sie verspätet eingereicht, kann der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung für die Tage verweigern, für die kein Nachweis vorliegt. Die digitale Übermittlung der eAU hat den Prozess der Vorlage für viele Arbeitnehmer vereinfacht, da sie das Attest nicht mehr selbst physisch einreichen müssen. Dennoch bleibt die Pflicht zur unverzüglichen Information an den Arbeitgeber bestehen, bevor der Arzt die eAU erstellt und versendet. Die Kenntnis dieser Grundlagen ist unerlässlich, um sich im Krankheitsfall rechtssicher zu verhalten und die eigene Position zu stärken.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Ihre Krankmeldung
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Krankmeldung ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass Sie im Krankheitsfall alle notwendigen Formalitäten korrekt und fristgerecht erledigen. Der Prozess beginnt bereits, bevor Sie überhaupt zum Arzt gehen, und endet erst, wenn Sie wieder vollständig arbeitsfähig sind. Die unverzügliche Benachrichtigung Ihres Arbeitgebers ist der absolut erste und wichtigste Schritt. Sobald Sie merken, dass Sie nicht arbeitsfähig sind, müssen Sie dies Ihrem Arbeitgeber mitteilen. Dies sollte idealerweise telefonisch geschehen, um sicherzustellen, dass die Nachricht sofort ankommt und Missverständnisse vermieden werden. Sollte ein Telefonat nicht möglich sein (z.B. außerhalb der Geschäftszeiten oder bei Heiserkeit), sind E-Mail oder auch eine SMS Notlösungen, die aber immer durch ein Telefonat nachgeholt werden sollten, sobald dies möglich ist. Wichtig ist, dass Sie Ihrem direkten Vorgesetzten oder der Personalabteilung Bescheid geben – je nachdem, wie es in Ihrem Unternehmen intern geregelt ist. Nennen Sie Ihren Namen, die Abteilung und die Tatsache, dass Sie arbeitsunfähig erkrankt sind und voraussichtlich nicht zur Arbeit erscheinen können. Eine konkrete Angabe zur voraussichtlichen Dauer der Arbeitsunfähigkeit ist ebenfalls wichtig, auch wenn es sich zunächst nur um eine Schätzung handelt. Eine Diagnose müssen Sie zu diesem Zeitpunkt nicht preisgeben; dies wäre ein Verstoß gegen den Datenschutz.
Nach der ersten Benachrichtigung folgt der Arztbesuch und das Attest. Wenn Ihre Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert, müssen Sie spätestens am vierten Tag eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) vorlegen. Beachten Sie jedoch, dass Ihr Arbeitgeber das Recht hat, diese Bescheinigung auch früher, sogar ab dem ersten Tag, zu verlangen. Es ist daher ratsam, lieber früher einen Arzt aufzusuchen, wenn Sie sich unsicher sind oder wenn die Erkrankung länger dauern könnte. Seit dem 1. Januar 2023 wird die AU-Bescheinigung in der Regel elektronisch (eAU) von der Arztpraxis an Ihre Krankenkasse übermittelt, und von dort holt sie Ihr Arbeitgeber ab. Sie erhalten vom Arzt jedoch weiterhin einen Ausdruck für Ihre Unterlagen und gegebenenfalls einen weiteren für die Krankenkasse, falls die elektronische Übermittlung fehlschlagen sollte. Obwohl die eAU den Versand durch den Arbeitnehmer überflüssig macht, bleibt Ihre Pflicht zur fristgerechten Information über die Arbeitsunfähigkeit bestehen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Arzt Ihre Arbeitsunfähigkeit korrekt an die Krankenkasse übermittelt hat und fragen Sie im Zweifel nach einer Bestätigung. Die Wiederaufnahme der Arbeit bedarf keiner gesonderten "Gesundschreibung" durch einen Arzt. Sobald Sie sich wieder fit fühlen und die Arbeitsunfähigkeit beendet ist, können Sie Ihre Arbeit wieder aufnehmen. Es ist jedoch ratsam, Ihren Arbeitgeber kurz über Ihre Rückkehr zu informieren, besonders nach längerer Krankheit, damit dieser entsprechend planen kann.
Bei Sonderfällen der Krankmeldung, wie einer Erkrankung im Urlaub oder einer längeren Arbeitsunfähigkeit, gibt es zusätzliche Aspekte zu beachten. Erkranken Sie im Urlaub und können dies durch eine ärztliche AU nachweisen, werden die Urlaubstage nicht auf Ihren Jahresurlaub angerechnet, sondern Sie erhalten die verlorenen Urlaubstage zurück. Sie müssen die Erkrankung und die voraussichtliche Dauer jedoch unverzüglich Ihrem Arbeitgeber melden und sich umgehend um ein ärztliches Attest kümmern, oft auch in der Landessprache des Urlaubsortes oder mit englischer Übersetzung, falls Sie sich im Ausland befinden. Bei Langzeiterkrankungen über sechs Wochen hinaus wechselt die Zuständigkeit für die Lohnfortzahlung von Ihrem Arbeitgeber auf Ihre Krankenkasse, die dann Krankengeld zahlt. Hierfür sind weitere ärztliche Bescheinigungen und möglicherweise die Kooperation mit der Krankenkasse erforderlich. Die Einhaltung dieser Schritte und die Kenntnis der Besonderheiten in verschiedenen Situationen sind entscheidend, um arbeitsrechtliche Probleme zu vermeiden und Ihre Ansprüche zu sichern.
Wichtige rechtliche Aspekte und häufige Fehler
Neben der bloßen Krankmeldung gibt es wichtige rechtliche Aspekte und häufige Fehler, die Arbeitnehmer unbedingt kennen und vermeiden sollten, um keine negativen Konsequenzen befürchten zu müssen. Eine Pflichtverletzung im Rahmen der Krankmeldung kann gravierende Folgen haben. Wer zum Beispiel seine Arbeitsunfähigkeit nicht unverzüglich mitteilt oder die ärztliche Bescheinigung nicht fristgerecht einreicht, riskiert eine Abmahnung. Im Wiederholungsfall oder bei besonders schwerwiegenden Verstößen kann dies sogar eine verhaltensbedingte Kündigung nach sich ziehen. Es ist daher entscheidend, die internen Prozesse des Unternehmens für die Krankmeldung genau zu kennen und diese strikt einzuhalten. Arbeitgeber können im Arbeitsvertrag oder in Betriebsvereinbarungen spezifische Anforderungen an die Form und den Empfänger der Krankmeldung festlegen, die über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinausgehen können. Ein weit verbreiteter Irrtum ist die Annahme, der Arbeitgeber dürfe eine Diagnose erfragen. Dies ist nicht korrekt. Der Datenschutz (insbesondere die DSGVO) verbietet es dem Arbeitgeber, Informationen über die Art Ihrer Erkrankung zu verlangen. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dient lediglich dem Nachweis der Arbeitsunfähigkeit, nicht der Offenlegung medizinischer Details. Sie sind nicht verpflichtet, die Ursache Ihrer Erkrankung zu nennen oder über Symptome zu sprechen. Das einzige, was Sie mitteilen müssen, ist die Tatsache der Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer.
Ein weiterer kritischer Punkt betrifft die Krankmeldung in der Probezeit oder während der Kündigungsfrist. Auch in der Probezeit haben Arbeitnehmer Anspruch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, sofern das Arbeitsverhältnis bereits länger als vier Wochen besteht. Die gleichen Melde- und Nachweispflichten gelten hier. Eine Erkrankung während der Probezeit kann jedoch, je nach Dauer und Häufigkeit, die Entscheidung des Arbeitgebers über eine Weiterbeschäftigung beeinflussen, auch wenn die Krankheit selbst kein Kündigungsgrund sein darf. Erkrankt ein Arbeitnehmer während der Kündigungsfrist, besteht ebenfalls ein Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Allerdings überprüfen Arbeitgeber in solchen Fällen oft genauer, ob die Arbeitsunfähigkeit tatsächlich vorliegt, insbesondere wenn sie sich nahtlos an die Kündigung anschließt. Betrügerische Krankmeldungen sind ein schwerwiegender Verstoß und können eine fristlose Kündigung rechtfertigen. Dies liegt vor, wenn jemand eine Arbeitsunfähigkeit vortäuscht oder obwohl arbeitsunfähig, Tätigkeiten ausübt, die der Genesung entgegenwirken oder sogar eine Arbeitsaufnahme erlauben würden (z.B. eine anspruchsvolle Reise antreten, obwohl man wegen Erschöpfung krankgeschrieben ist). Die Grenze zwischen erlaubter Erholung und unerlaubter Aktivität kann dabei fließend sein und wird im Einzelfall beurteilt. Im Zweifelsfall ist es immer ratsam, sich auf die Genesung zu konzentrieren und Aktivitäten zu vermeiden, die den Heilungsprozess verzögern könnten oder den Eindruck erwecken, man sei nicht wirklich krank.
Schließlich ist auch die Rolle des Betriebsarztes zu beleuchten. Ein Betriebsarzt darf vom Arbeitgeber eingesetzt werden, um die Arbeitsfähigkeit zu überprüfen. Er unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht und darf dem Arbeitgeber ebenfalls keine Diagnose mitteilen. Er kann jedoch eine Einschätzung abgeben, ob der Arbeitnehmer arbeitsfähig ist oder nicht. Eine solche Untersuchung ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig, beispielsweise wenn es begründete Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit gibt. Ein häufiger Fehler ist das Ignorieren von Aufforderungen des Arbeitgebers oder der Krankenkasse zur Mitwirkung. Ob es sich um das Einreichen von Unterlagen oder das Erscheinen zu einem Termin beim Medizinischen Dienst handelt – mangelnde Kooperation kann zum Verlust des Entgeltfortzahlungsanspruchs oder des Krankengeldes führen. Die genaue Kenntnis und Beachtung dieser rechtlichen Feinheiten schützt Arbeitnehmer vor unnötigen Risiken und stellt sicher, dass sie ihre Rechte im Krankheitsfall vollständig wahrnehmen können.
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU): Was Sie wissen müssen
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat die Krankmeldung in Deutschland seit dem 1. Januar 2023 grundlegend verändert und die Digitalisierung im Gesundheitswesen einen großen Schritt vorangebracht. Für Arbeitnehmer ist es essenziell zu verstehen, wie dieser neue Prozess funktioniert und welche Verantwortlichkeiten weiterhin bestehen. Im Kern bedeutet die eAU, dass Sie als Patient nach dem Arztbesuch die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht mehr selbst ausdrucken und physisch bei Ihrem Arbeitgeber einreichen müssen. Stattdessen übermittelt die Arztpraxis die Daten der AU elektronisch an Ihre Krankenkasse. Ihre Krankenkasse stellt diese Daten wiederum Ihrem Arbeitgeber zum Abruf bereit. Dieser digitale Workflow soll den administrativen Aufwand für alle Beteiligten reduzieren und die Prozesse beschleunigen. Es ist wichtig zu betonen, dass die Pflicht zur unverzüglichen Meldung Ihrer Arbeitsunfähigkeit an den Arbeitgeber weiterhin unverändert besteht. Sie müssen Ihrem Arbeitgeber also wie gehabt telefonisch oder per E-Mail mitteilen, dass Sie erkrankt und voraussichtlich arbeitsunfähig sind, bevor dieser die eAU abrufen kann. Die eAU ersetzt lediglich den physischen "gelben Schein" für den Arbeitgeber, nicht aber Ihre Informationspflicht.
Für Sie als Arbeitnehmer bedeutet die eAU, dass Sie sich nach dem Arztbesuch weniger um den Versand des Attestes kümmern müssen. Sie sollten aber immer sicherstellen, dass Ihr Arzt die Daten korrekt an Ihre Krankenkasse übermittelt hat. Viele Arztpraxen bieten an, Ihnen auf Nachfrage einen Ausdruck der eAU mitzugeben, der als Nachweis für Ihre eigenen Unterlagen dient. Dies ist besonders hilfreich, falls es zu Übermittlungsproblemen kommen sollte oder wenn Ihr Arbeitgeber Schwierigkeiten beim Abruf der Daten hat. In solchen seltenen Fällen können Sie Ihrem Arbeitgeber den Ausdruck als vorübergehenden Nachweis vorlegen, während die digitalen Probleme behoben werden. Die eAU bringt verschiedene Vorteile mit sich: Es gibt keine Verlustrisiken mehr auf dem Postweg, die Übermittlung ist schneller, und der administrative Aufwand für Arbeitnehmer und Arbeitgeber wird reduziert. Zudem können Fehler bei der manuellen Dateneingabe minimiert werden. Trotz dieser Vereinfachungen sollten Sie jedoch wissen, dass nicht alle Arztpraxen sofort reibungslos auf das eAU-System umgestellt haben oder in Ausnahmefällen (z.B. technische Störungen oder Hausbesuche) weiterhin analoge AUs ausstellen können. In solchen Fällen erhalten Sie weiterhin den klassischen "gelben Schein" und sind selbst für dessen Übermittlung an Ihren Arbeitgeber verantwortlich.
Die digitale Transformation der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erfordert auch ein Umdenken bei Arbeitgebern. Diese müssen ihre Systeme anpassen, um die eAU-Daten von den Krankenkassen abrufen zu können. Es ist ratsam, dass Arbeitnehmer bei Unsicherheiten bezüglich des Abrufs durch den Arbeitgeber proaktiv nachfragen. Die eAU ist ein Meilenstein in der Digitalisierung des Gesundheitswesens und vereinfacht den Prozess der Krankmeldung erheblich, ohne jedoch die grundlegenden Pflichten und Rechte von Arbeitnehmern und Arbeitgebern zu ändern. Es ist wichtig, sich bewusst zu sein, dass die eAU lediglich den Versand des Nachweises der Arbeitsunfähigkeit digitalisiert, die Kommunikationspflicht des Arbeitnehmers jedoch unverändert bleibt. Informieren Sie sich also stets über die aktuellen Prozesse in Ihrer Arztpraxis und bei Ihrem Arbeitgeber, um stets auf dem neuesten Stand zu sein und im Krankheitsfall korrekt zu handeln.
Fazit: Verantwortungsbewusstsein bei der Krankmeldung
Die Krankmeldung ist ein Vorgang, der mit klaren Rechten und Pflichten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber verbunden ist. Ein verantwortungsbewusstes Handeln im Krankheitsfall ist nicht nur Ausdruck von Professionalität, sondern schützt Sie auch vor möglichen arbeitsrechtlichen Konsequenzen. Es ist von höchster Priorität, die Arbeitsunfähigkeit unverzüglich Ihrem Arbeitgeber zu melden – idealerweise telefonisch und vor Arbeitsbeginn am ersten Krankheitstag. Diese primäre Informationspflicht bleibt auch mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) bestehen; die eAU ersetzt lediglich den physischen Attestversand, nicht aber die Kommunikation. Achten Sie darauf, die Fristen für die Vorlage der ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einzuhalten, auch wenn Ihr Arbeitgeber berechtigt ist, diese bereits ab dem ersten Tag zu verlangen.
Die Kenntnis wichtiger rechtlicher Aspekte wie Datenschutz (keine Offenlegung der Diagnose), Regelungen zur Probezeit und Kündigungsfrist sowie die Konsequenzen betrügerischer Krankmeldungen sind unerlässlich, um Fehler zu vermeiden. Nehmen Sie Ihre Pflichten ernst, kooperieren Sie mit Ihrem Arbeitgeber und Ihrer Krankenkasse und konzentrieren Sie sich auf Ihre Genesung. Die eAU hat den Prozess vereinfacht, dennoch sollten Sie bei Ihrem Arzt nach einem Ausdruck für Ihre Unterlagen fragen und die reibungslose Übermittlung im Auge behalten. Indem Sie die in diesem Leitfaden dargelegten Schritte und Hinweise beherzigen, stellen Sie sicher, dass Ihre Krankmeldung stets korrekt und rechtssicher erfolgt, wodurch Sie Ihre Ansprüche wahren und ein positives Arbeitsverhältnis pflegen.
