Krankmeldung Per E-Mail: Vorlagen & Tipps Für Arbeitnehmer

Die Krankmeldung per E-Mail ist in der heutigen digitalen Welt eine gängige und oft bevorzugte Methode, um sich bei seinem Arbeitgeber krankzumelden. Sie ist schnell, unkompliziert und bietet sowohl dem Arbeitnehmer als auch dem Arbeitgeber Vorteile. Doch wie schreibt man eine korrekte und professionelle E-Mail zur Krankmeldung? Welche Informationen müssen enthalten sein und welche Formalitäten sind zu beachten? Dieser umfassende Leitfaden gibt Ihnen alle Antworten und hilft Ihnen, sich sicher und korrekt krankzumelden.

Die Vorteile der E-Mail-Krankmeldung

Die Krankmeldung per E-Mail bietet eine Reihe von Vorteilen gegenüber traditionellen Methoden wie dem Telefonanruf. Zunächst einmal ist sie zeitsparend. Sie können die E-Mail jederzeit verfassen und absenden, unabhängig von den Geschäftszeiten Ihres Arbeitgebers. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie sich außerhalb der regulären Arbeitszeiten krank fühlen oder wenn Sie Ihren Arbeitgeber telefonisch nicht erreichen können. Darüber hinaus bietet die E-Mail eine schriftliche Dokumentation Ihrer Krankmeldung. Sie haben einen Nachweis darüber, wann Sie sich krankgemeldet haben und welche Informationen Sie Ihrem Arbeitgeber mitgeteilt haben. Dies kann im Falle von Missverständnissen oder Streitigkeiten sehr hilfreich sein.

Ein weiterer Vorteil der E-Mail-Krankmeldung ist ihre Effizienz. Sie können alle relevanten Informationen in einer klaren und präzisen E-Mail zusammenfassen. Dies minimiert das Risiko von Missverständnissen und sorgt dafür, dass Ihr Arbeitgeber alle notwendigen Informationen auf einen Blick hat. Zudem ermöglicht die E-Mail eine schnelle Weiterleitung an die zuständigen Stellen, wie beispielsweise die Personalabteilung oder den direkten Vorgesetzten. Die E-Mail-Krankmeldung ist auch umweltfreundlich, da sie Papier spart und den Bedarf an physischen Dokumenten reduziert. In einer zunehmend digitalisierten Arbeitswelt ist die E-Mail-Krankmeldung eine zeitgemäße und praktische Lösung, die den Kommunikationsprozess zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber vereinfacht und beschleunigt.

Rechtliche Grundlagen der Krankmeldung

Bevor wir uns dem Verfassen der E-Mail widmen, ist es wichtig, die rechtlichen Grundlagen der Krankmeldung zu verstehen. In Deutschland ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass Arbeitnehmer ihren Arbeitgeber unverzüglich über ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer informieren müssen. Diese unverzügliche Information kann in der Regel per Telefon oder E-Mail erfolgen. Die genauen Regelungen können jedoch je nach Unternehmen und Arbeitsvertrag variieren. Es ist daher ratsam, sich über die spezifischen Richtlinien Ihres Unternehmens zu informieren.

Die rechtlichen Grundlagen der Krankmeldung schreiben auch vor, dass Arbeitnehmer in der Regel ab dem vierten Krankheitstag eine ärztliche Bescheinigung (das sogenannte Attest) vorlegen müssen. Einige Unternehmen verlangen das Attest jedoch bereits ab dem ersten Krankheitstag. Auch hier ist es wichtig, die individuellen Regelungen Ihres Arbeitsvertrags oder der Betriebsvereinbarung zu kennen. Das Attest muss in der Regel dem Arbeitgeber im Original vorgelegt werden. Eine Kopie des Attests kann jedoch per E-Mail vorab gesendet werden, um den Arbeitgeber schnellstmöglich zu informieren. Die rechtlichen Grundlagen der Krankmeldung dienen dem Schutz sowohl des Arbeitnehmers als auch des Arbeitgebers. Sie stellen sicher, dass der Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit informiert ist und der Arbeitnehmer seinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung geltend machen kann.

Die rechtlichen Grundlagen der Krankmeldung umfassen auch den Schutz vor ungerechtfertigter Kündigung während der Krankheit. Arbeitnehmer sind während ihrer Krankheit grundsätzlich vor einer Kündigung geschützt, es sei denn, es liegen andere Kündigungsgründe vor. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass der Schutz vor Kündigung nicht unbegrenzt gilt. Bei längerer oder wiederholter Krankheit kann der Arbeitgeber unter bestimmten Umständen eine Kündigung aussprechen. Es ist daher ratsam, sich im Falle einer längeren Krankheit rechtlich beraten zu lassen, um seine Rechte zu wahren. Die rechtlichen Grundlagen der Krankmeldung sind ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsrechts und sollten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern gleichermaßen beachtet werden.

Was gehört in eine E-Mail-Krankmeldung?

Eine professionelle E-Mail-Krankmeldung sollte bestimmte Informationen enthalten, um sicherzustellen, dass Ihr Arbeitgeber vollständig informiert ist und keine Missverständnisse entstehen. Zu den wichtigsten Elementen gehören:

• Betreffzeile: Die Betreffzeile sollte kurz und prägnant sein und den Zweck der E-Mail klar erkennen lassen. Beispiele hierfür sind: "Krankmeldung [Ihr Name]" oder "Arbeitsunfähigkeit [Ihr Name]".
• Anrede: Beginnen Sie die E-Mail mit einer höflichen Anrede, wie beispielsweise "Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname]" oder "Guten Tag [Name des Vorgesetzten]".
• Krankmeldung: Im Hauptteil der E-Mail sollten Sie sich klar und deutlich krankmelden. Geben Sie an, dass Sie arbeitsunfähig sind und nennen Sie den Grund für Ihre Krankmeldung (z.B. "Aufgrund einer Erkältung kann ich heute leider nicht zur Arbeit kommen.").
• Voraussichtliche Dauer: Teilen Sie Ihrem Arbeitgeber mit, wie lange Sie voraussichtlich ausfallen werden. Wenn Sie die genaue Dauer noch nicht kennen, geben Sie eine Schätzung an (z.B. "Ich gehe davon aus, dass ich bis einschließlich [Datum] ausfallen werde.").
• Attest: Informieren Sie Ihren Arbeitgeber darüber, ob Sie bereits ein Attest haben oder wann Sie dieses voraussichtlich vorlegen werden. Beachten Sie die individuellen Regelungen Ihres Unternehmens bezüglich der Vorlagepflicht eines Attests.
• Erreichbarkeit: Geben Sie an, ob und wie Sie erreichbar sind (z.B. "Ich bin per E-Mail erreichbar, telefonisch jedoch nur eingeschränkt.").
• Übergabe von Aufgaben: Bieten Sie an, Aufgaben zu übergeben oder Kollegen zu informieren, falls erforderlich (z.B. "Ich habe bereits [Kollege/in] über meine Abwesenheit informiert und meine Aufgaben übergeben.").
• Abschluss: Beenden Sie die E-Mail mit einer freundlichen Grußformel, wie beispielsweise "Mit freundlichen Grüßen" oder "Freundliche Grüße" und Ihrem vollständigen Namen.

Die professionelle E-Mail-Krankmeldung sollte alle diese Elemente enthalten, um sicherzustellen, dass Ihr Arbeitgeber umfassend informiert ist und Sie Ihren Pflichten als Arbeitnehmer nachkommen. Ein klarer und strukturierter Aufbau der E-Mail trägt dazu bei, dass alle wichtigen Informationen schnell erfasst werden können.

Formulierungsbeispiele für Ihre E-Mail

Um Ihnen die Formulierung Ihrer E-Mail-Krankmeldung zu erleichtern, finden Sie hier einige Beispiele, die Sie als Vorlage verwenden können. Bitte passen Sie die Beispiele an Ihre individuelle Situation und die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an.

Beispiel 1: Kurze und prägnante Krankmeldung

Betreff: Krankmeldung [Ihr Name]

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],

hiermit melde ich mich krank. Aufgrund einer Erkältung kann ich heute leider nicht zur Arbeit kommen. Ich gehe davon aus, dass ich bis einschließlich [Datum] ausfallen werde. Ein Attest werde ich Ihnen schnellstmöglich zukommen lassen.

Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name]

Beispiel 2: Krankmeldung mit Angabe der Erreichbarkeit

Betreff: Arbeitsunfähigkeit [Ihr Name]

Guten Tag [Name des Vorgesetzten],

leider muss ich Ihnen mitteilen, dass ich mich heute krankmelden muss. Ich habe mich unwohl gefühlt und kann meine Arbeitspflichten nicht erfüllen. Ich gehe davon aus, dass ich voraussichtlich bis [Datum] ausfallen werde. Ich bin per E-Mail erreichbar, falls es dringende Anliegen gibt.

Freundliche Grüße [Ihr Name]

Beispiel 3: Krankmeldung mit Angebot zur Aufgabenübergabe

Betreff: Krankmeldung – [Ihr Name]

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],

ich melde mich hiermit krank. Aufgrund von [Grund] bin ich arbeitsunfähig. Ich gehe davon aus, dass ich bis einschließlich [Datum] nicht arbeiten kann. Ich habe bereits [Kollege/in] über meine Abwesenheit informiert und meine Aufgaben übergeben. Ein Attest werde ich Ihnen umgehend zukommen lassen.

Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name]

Beispiel 4: Krankmeldung am ersten Krankheitstag

Betreff: Krankmeldung [Ihr Name]

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Nachname],

hiermit melde ich mich krank. Ich fühle mich nicht gut und kann heute nicht zur Arbeit kommen. Ich werde Sie informieren, sobald ich weiß, wie lange ich voraussichtlich ausfallen werde. Falls erforderlich, werde ich Ihnen ein Attest vorlegen.

Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name]

Diese Formulierungsbeispiele für Ihre E-Mail sollen Ihnen als Orientierung dienen. Es ist wichtig, dass Sie die E-Mail an Ihre individuelle Situation und die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Achten Sie auf eine klare und präzise Formulierung und geben Sie alle relevanten Informationen an.

Dos and Don'ts bei der E-Mail-Krankmeldung

Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Krankmeldung professionell und korrekt ist, sollten Sie einige Dos and Don'ts beachten:

Dos:

• Unverzüglich informieren: Melden Sie sich so schnell wie möglich krank, sobald Sie feststellen, dass Sie arbeitsunfähig sind.
• Klare Betreffzeile verwenden: Wählen Sie eine Betreffzeile, die den Zweck der E-Mail klar erkennen lässt.
• Höfliche Anrede verwenden: Beginnen Sie die E-Mail mit einer höflichen Anrede.
• Krankmeldung klar formulieren: Geben Sie deutlich an, dass Sie krank sind und warum Sie nicht arbeiten können.
• Voraussichtliche Dauer angeben: Teilen Sie Ihrem Arbeitgeber mit, wie lange Sie voraussichtlich ausfallen werden.
• Attest erwähnen: Informieren Sie Ihren Arbeitgeber über das Attest und wann Sie es vorlegen werden.
• Erreichbarkeit angeben: Teilen Sie Ihrem Arbeitgeber mit, ob und wie Sie erreichbar sind.
• Aufgabenübergabe anbieten: Bieten Sie an, Aufgaben zu übergeben oder Kollegen zu informieren, falls erforderlich.
• Professionelle Grußformel verwenden: Beenden Sie die E-Mail mit einer freundlichen Grußformel.
• Rechtschreibung und Grammatik prüfen: Lesen Sie die E-Mail vor dem Absenden sorgfältig durch, um Fehler zu vermeiden.

Don'ts:

• Sich erst spät melden: Warten Sie nicht zu lange, bevor Sie sich krankmelden.
• Unklare Betreffzeile verwenden: Vermeiden Sie vage oder unklare Betreffzeilen.
• Unpersönliche Anrede verwenden: Verwenden Sie keine unpersönlichen Anreden wie "An alle".
• Krankmeldung unklar formulieren: Vermeiden Sie unklare oder missverständliche Formulierungen.
• Voraussichtliche Dauer vergessen: Vergessen Sie nicht, die voraussichtliche Dauer Ihrer Arbeitsunfähigkeit anzugeben.
• Attest nicht erwähnen: Lassen Sie die Information zum Attest nicht aus.
• Erreichbarkeit nicht angeben: Vergessen Sie nicht, Ihre Erreichbarkeit anzugeben.
• Aufgabenübergabe ignorieren: Bieten Sie keine Aufgabenübergabe an, wenn dies erforderlich ist.
• Unprofessionelle Grußformel verwenden: Verwenden Sie keine unprofessionellen oder informellen Grußformeln.
• Rechtschreib- und Grammatikfehler ignorieren: Senden Sie keine E-Mail mit Rechtschreib- oder Grammatikfehlern ab.

Indem Sie diese Dos and Don'ts bei der E-Mail-Krankmeldung beachten, stellen Sie sicher, dass Ihre Krankmeldung professionell und korrekt ist und dass Sie Ihren Pflichten als Arbeitnehmer nachkommen. Eine klare und präzise Kommunikation mit Ihrem Arbeitgeber ist wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden und ein gutes Arbeitsverhältnis aufrechtzuerhalten.

Alternative Kommunikationswege

Obwohl die E-Mail-Krankmeldung eine gängige und effiziente Methode ist, gibt es auch alternative Kommunikationswege, die in bestimmten Situationen in Betracht gezogen werden können. Der traditionelle Telefonanruf ist nach wie vor eine gängige Methode, um sich krankzumelden. Er ermöglicht eine direkte und persönliche Kommunikation mit dem Arbeitgeber oder Vorgesetzten. Dies kann besonders in Situationen nützlich sein, in denen eine schnelle Klärung erforderlich ist oder wenn zusätzliche Informationen ausgetauscht werden müssen. Der Telefonanruf bietet auch die Möglichkeit, die Stimme und den Tonfall des Anrufers zu hören, was zu einem besseren Verständnis der Situation beitragen kann.

Eine weitere alternative Kommunikationswege ist die SMS oder WhatsApp-Nachricht. Diese Methode ist besonders schnell und unkompliziert, eignet sich jedoch eher für kurze und informelle Mitteilungen. Es ist wichtig zu beachten, dass eine SMS oder WhatsApp-Nachricht möglicherweise nicht als formelle Krankmeldung gilt, insbesondere wenn das Unternehmen spezifische Richtlinien für die Krankmeldung hat. Es ist daher ratsam, sich zusätzlich per E-Mail oder Telefon krankzumelden, um sicherzustellen, dass die Krankmeldung ordnungsgemäß dokumentiert wird.

In einigen Unternehmen gibt es auch spezifische Online-Portale oder HR-Systeme, über die sich Mitarbeiter krankmelden können. Diese Systeme bieten oft eine strukturierte Möglichkeit, alle relevanten Informationen anzugeben und die Krankmeldung zu dokumentieren. Es ist wichtig, sich über die spezifischen Kommunikationswege zu informieren, die in Ihrem Unternehmen üblich sind, und diese zu nutzen, um sicherzustellen, dass Ihre Krankmeldung ordnungsgemäß bearbeitet wird. Die E-Mail-Krankmeldung ist in vielen Fällen die bevorzugte Methode, aber es ist gut zu wissen, dass es auch alternative Kommunikationswege gibt, die je nach Situation und Unternehmensrichtlinien in Frage kommen können.

Fazit

Die Krankmeldung per E-Mail ist eine moderne und effiziente Methode, um Ihren Arbeitgeber über Ihre Arbeitsunfähigkeit zu informieren. Eine korrekte und professionelle E-Mail-Krankmeldung sollte alle relevanten Informationen enthalten, wie den Grund für Ihre Krankmeldung, die voraussichtliche Dauer und Informationen zum Attest. Achten Sie auf eine klare und präzise Formulierung und verwenden Sie eine höfliche Anrede und Grußformel. Beachten Sie die Dos and Don'ts bei der E-Mail-Krankmeldung, um sicherzustellen, dass Ihre Krankmeldung professionell und korrekt ist.

Die Krankmeldung per E-Mail bietet Ihnen als Arbeitnehmer den Vorteil einer schnellen und dokumentierten Krankmeldung. Ihr Arbeitgeber erhält alle notwendigen Informationen und kann entsprechend planen. In der heutigen digitalen Arbeitswelt ist die E-Mail-Krankmeldung ein wichtiger Bestandteil der Kommunikation zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Nutzen Sie die Krankmeldung per E-Mail als zeitgemäße und effiziente Methode, um sich krankzumelden und Ihren Pflichten als Arbeitnehmer nachzukommen. Vergessen Sie jedoch nicht, sich über die spezifischen Richtlinien Ihres Unternehmens zu informieren und gegebenenfalls alternative Kommunikationswege zu nutzen.