Die Frage, ob ein Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) in Papierform verlangen darf, ist ein häufig diskutiertes Thema im Arbeitsrecht. Mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) im Jahr 2021 sollte der Prozess eigentlich vereinfacht werden. Dennoch gibt es Situationen, in denen Arbeitgeber weiterhin auf die Vorlage der AU in Papierform bestehen. Dieser Artikel beleuchtet die rechtlichen Hintergründe, die Pflichten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern sowie die Vor- und Nachteile beider Formate. Wir klären auf, wann ein Arbeitgeber die Papierform verlangen darf, welche Konsequenzen es für Arbeitnehmer hat, wenn sie dieser Forderung nicht nachkommen, und welche Alternativen es gibt. Zudem gehen wir auf die Unterschiede zwischen der eAU und der Papier-AU ein und geben praktische Tipps für den Umgang mit dieser Thematik im Arbeitsalltag.
Rechtliche Grundlagen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Die rechtlichen Grundlagen für die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) sind im Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) und im Sozialgesetzbuch (SGB V) verankert. Diese Gesetze regeln die Pflichten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern im Falle einer Erkrankung. Arbeitnehmer sind verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Dies bedeutet, dass die Information so schnell wie möglich beim Arbeitgeber eingehen muss. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dient als Nachweis für die Erkrankung und ist in der Regel ab dem vierten Krankheitstag vorzulegen. Der Arbeitgeber hat jedoch das Recht, die Vorlage der AU bereits früher zu verlangen, beispielsweise ab dem ersten Krankheitstag. Diese Anordnung kann im Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder durch eine individuelle Anweisung des Arbeitgebers festgelegt sein. Die AU dient nicht nur als Nachweis für den Arbeitgeber, sondern auch für die Krankenkasse, die im Falle einer längeren Erkrankung Krankengeld zahlt.
Mit der Einführung der eAU wurde ein digitaler Übermittlungsweg geschaffen, der den Prozess für alle Beteiligten vereinfachen sollte. Ärzte übermitteln die AU-Daten elektronisch an die Krankenkassen, und die Arbeitgeber können diese Daten dann elektronisch abrufen. Trotz dieser Digitalisierung gibt es weiterhin Situationen, in denen die Papierform relevant bleibt. Zum Beispiel, wenn technische Probleme bei der elektronischen Übermittlung auftreten oder der Arzt aus bestimmten Gründen keine eAU ausstellen kann. Es ist wichtig zu verstehen, dass die eAU nicht die Pflicht des Arbeitnehmers ersetzt, den Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit zu informieren. Die unverzügliche Mitteilungspflicht bleibt bestehen, unabhängig davon, ob eine eAU ausgestellt wurde oder nicht. Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind komplex, und es ist ratsam, sich im Zweifelsfall rechtlich beraten zu lassen, um die eigenen Rechte und Pflichten zu kennen. Die Digitalisierung im Gesundheitswesen schreitet voran, aber es ist entscheidend, dass sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber die aktuellen Regelungen und Übergangsfristen kennen und einhalten.
Die Pflichten des Arbeitnehmers bei Arbeitsunfähigkeit
Im Falle einer Arbeitsunfähigkeit hat der Arbeitnehmer verschiedene Pflichten zu erfüllen. Die wichtigste Pflicht ist die unverzügliche Mitteilung der Arbeitsunfähigkeit an den Arbeitgeber. Dies bedeutet, dass der Arbeitnehmer den Arbeitgeber so schnell wie möglich über seine Erkrankung informieren muss. Diese Mitteilung sollte idealerweise telefonisch erfolgen, um sicherzustellen, dass der Arbeitgeber die Information zeitnah erhält. Zusätzlich zur telefonischen Mitteilung ist es ratsam, die Krankmeldung auch schriftlich einzureichen, beispielsweise per E-Mail. In dieser Mitteilung sollte der Arbeitnehmer die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit angeben. Die Angabe einer genauen Dauer ist oft nicht möglich, aber eine realistische Schätzung hilft dem Arbeitgeber bei der Planung.
Neben der Mitteilungspflicht besteht die Pflicht zur Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU). Grundsätzlich muss die AU spätestens am vierten Tag der Erkrankung beim Arbeitgeber vorliegen. Der Arbeitgeber hat jedoch das Recht, die Vorlage der AU bereits früher zu verlangen, beispielsweise ab dem ersten Krankheitstag. Diese Anordnung muss jedoch klar und deutlich kommuniziert werden, entweder im Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder durch eine individuelle Anweisung. Mit der Einführung der eAU hat sich der Prozess der Vorlage der AU verändert. Der Arzt übermittelt die AU-Daten elektronisch an die Krankenkasse, und der Arbeitgeber kann diese Daten dann elektronisch abrufen. Dennoch bleibt die Pflicht des Arbeitnehmers bestehen, den Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit zu informieren. Auch wenn der Arzt eine eAU ausstellt, muss der Arbeitnehmer den Arbeitgeber benachrichtigen. In bestimmten Fällen kann der Arbeitgeber weiterhin die Vorlage der AU in Papierform verlangen. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn technische Probleme bei der elektronischen Übermittlung auftreten oder der Arzt aus anderen Gründen keine eAU ausstellen kann. Es ist wichtig, dass Arbeitnehmer ihre Pflichten kennen und im Krankheitsfall korrekt handeln, um keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen zu riskieren. Die Einhaltung dieser Pflichten trägt auch dazu bei, ein vertrauensvolles Verhältnis zum Arbeitgeber aufrechtzuerhalten.
Darf der Arbeitgeber die AU in Papierform verlangen?
Die Frage, ob der Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) in Papierform verlangen darf, ist seit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) im Jahr 2021 ein wichtiger Diskussionspunkt. Grundsätzlich gilt, dass die eAU den Prozess der Krankmeldung vereinfachen und beschleunigen soll. Arbeitgeber können die AU-Daten ihrer Mitarbeiter elektronisch bei den Krankenkassen abrufen, was den administrativen Aufwand reduziert. Dennoch gibt es Situationen, in denen der Arbeitgeber weiterhin die Vorlage der AU in Papierform verlangen kann. Ein wichtiger Grund hierfür ist, dass der Arbeitgeber das Recht hat, die Vorlage der AU bereits ab dem ersten Krankheitstag zu verlangen. Dieses Recht kann im Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder durch eine individuelle Anweisung festgelegt sein. In solchen Fällen kann der Arbeitgeber darauf bestehen, dass der Arbeitnehmer die AU in Papierform vorlegt, auch wenn die eAU bereits existiert.
Ein weiterer Grund für die Forderung nach der Papierform kann in technischen Problemen bei der elektronischen Übermittlung liegen. Wenn beispielsweise die Verbindung zur Krankenkasse gestört ist oder andere technische Schwierigkeiten auftreten, kann der Arbeitgeber die AU-Daten nicht elektronisch abrufen. In solchen Fällen ist der Arbeitnehmer verpflichtet, die AU in Papierform vorzulegen. Auch wenn der Arzt aus bestimmten Gründen keine eAU ausstellen kann, beispielsweise weil die technischen Voraussetzungen nicht gegeben sind oder ein Systemausfall vorliegt, muss der Arbeitnehmer die AU in Papierform einreichen. Es ist wichtig zu beachten, dass der Arbeitgeber seine Forderung nach der Papierform begründen muss. Eine pauschale Ablehnung der eAU ohne triftigen Grund ist nicht zulässig. Arbeitnehmer sollten sich in solchen Fällen rechtlich beraten lassen, um ihre Rechte zu wahren. Die Digitalisierung im Gesundheitswesen ist ein fortschreitender Prozess, und es ist wichtig, dass sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber die aktuellen Regelungen kennen und einhalten. Die Forderung nach der Papierform sollte die Ausnahme bleiben und nur in begründeten Fällen erfolgen.
Konsequenzen bei Nichtvorlage der AU in Papierform
Die Nichtvorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) in Papierform, wenn der Arbeitgeber dies rechtmäßig verlangt, kann für den Arbeitnehmer schwerwiegende Konsequenzen haben. Grundsätzlich ist der Arbeitnehmer verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen und eine AU vorzulegen, wenn dies gefordert wird. Wenn der Arbeitgeber die Vorlage der AU in Papierform verlangt und der Arbeitnehmer dieser Forderung nicht nachkommt, kann dies als Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten gewertet werden. Die erste Konsequenz kann eine Abmahnung sein. Eine Abmahnung ist eine formelle Rüge des Arbeitgebers, die in der Personalakte des Arbeitnehmers dokumentiert wird. In der Abmahnung wird das Fehlverhalten des Arbeitnehmers genau beschrieben und aufgefordert, das Verhalten in Zukunft zu unterlassen.
Wiederholte Verstöße gegen die Pflicht zur Vorlage der AU können zu einer Kündigung führen. Im Falle einer ordentlichen Kündigung muss der Arbeitgeber die Kündigungsfristen einhalten. Bei besonders schweren Fällen von Pflichtverletzungen, beispielsweise wenn der Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeit vorsätzlich vortäuscht oder die AU gefälscht, kann der Arbeitgeber sogar eine fristlose Kündigung aussprechen. Neben den arbeitsrechtlichen Konsequenzen kann die Nichtvorlage der AU auch finanzielle Folgen haben. Wenn der Arbeitnehmer keine gültige AU vorlegt, kann der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung verweigern. Dies bedeutet, dass der Arbeitnehmer für die Zeit der Arbeitsunfähigkeit keinen Lohn oder Gehalt erhält. Es ist daher im Interesse des Arbeitnehmers, die AU fristgerecht und in der geforderten Form vorzulegen, um negative Konsequenzen zu vermeiden. Im Zweifelsfall sollte der Arbeitnehmer sich rechtlich beraten lassen, um seine Rechte und Pflichten zu kennen und richtig zu handeln.
Unterschiede zwischen eAU und Papier-AU
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) und die traditionelle Papier-AU unterscheiden sich in erster Linie im Übermittlungsweg und im administrativen Aufwand. Die Papier-AU wird vom Arzt ausgestellt und dem Arbeitnehmer ausgehändigt, der sie dann an den Arbeitgeber weiterleitet. Dieser Prozess ist zeitaufwendig und erfordert die aktive Mitwirkung des Arbeitnehmers. Die eAU hingegen wird vom Arzt elektronisch an die Krankenkasse übermittelt. Der Arbeitgeber kann die AU-Daten dann elektronisch bei der Krankenkasse abrufen. Dieser digitale Prozess soll den administrativen Aufwand reduzieren und die Übermittlung beschleunigen.
Ein weiterer wichtiger Unterschied liegt in der Verfügbarkeit der Daten. Bei der Papier-AU ist der Arbeitgeber auf die rechtzeitige Vorlage durch den Arbeitnehmer angewiesen. Bei der eAU kann der Arbeitgeber die Daten direkt bei der Krankenkasse abrufen, sobald die AU vom Arzt übermittelt wurde. Dies ermöglicht eine schnellere und effizientere Bearbeitung der Krankmeldung. Trotz der Vorteile der eAU gibt es auch Situationen, in denen die Papier-AU weiterhin relevant ist. Zum Beispiel, wenn technische Probleme bei der elektronischen Übermittlung auftreten oder der Arzt aus bestimmten Gründen keine eAU ausstellen kann. In solchen Fällen ist der Arbeitnehmer weiterhin verpflichtet, die AU in Papierform vorzulegen, wenn der Arbeitgeber dies verlangt. Die eAU hat den Prozess der Krankmeldung vereinfacht, aber die grundlegenden Pflichten von Arbeitnehmern und Arbeitgebern bleiben bestehen. Der Arbeitnehmer muss den Arbeitgeber weiterhin unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit informieren, und der Arbeitgeber hat das Recht, die Vorlage einer AU zu verlangen, auch in Papierform, wenn dies erforderlich ist. Die Digitalisierung im Gesundheitswesen ist ein fortschreitender Prozess, und es ist wichtig, dass sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber die aktuellen Regelungen kennen und einhalten.
Alternativen zur Papierform: Was tun, wenn der Arbeitgeber darauf besteht?
Wenn der Arbeitgeber auf der Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) in Papierform besteht, obwohl die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) existiert, gibt es verschiedene Handlungsoptionen für den Arbeitnehmer. Zunächst sollte der Arbeitnehmer das Gespräch mit dem Arbeitgeber suchen, um die Gründe für die Forderung nach der Papierform zu erfragen. Oftmals liegen technische Probleme oder organisatorische Gründe vor, die eine Ausnahme rechtfertigen. Es ist wichtig, die Situation zu verstehen, bevor weitere Schritte unternommen werden. Wenn der Arbeitgeber weiterhin auf der Papierform besteht, sollte der Arbeitnehmer prüfen, ob diese Forderung im Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder durch eine individuelle Anweisung festgelegt ist. Wenn dies der Fall ist, ist der Arbeitnehmer grundsätzlich verpflichtet, die AU in Papierform vorzulegen.
Sollte es keine rechtliche Grundlage für die Forderung nach der Papierform geben, kann der Arbeitnehmer versuchen, eine einvernehmliche Lösung mit dem Arbeitgeber zu finden. Dies könnte beispielsweise die Vorlage einer Kopie der AU in Papierform sein, während die Originaldaten elektronisch übermittelt werden. Eine weitere Alternative ist die Einholung einer rechtlichen Beratung. Ein Anwalt für Arbeitsrecht kann die Situation beurteilen und dem Arbeitnehmer Handlungsempfehlungen geben. Es ist wichtig zu beachten, dass der Arbeitnehmer seine Pflichten erfüllen muss, um keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen zu riskieren. Die Nichtvorlage der AU kann zu einer Abmahnung oder im schlimmsten Fall zu einer Kündigung führen. Daher sollte der Arbeitnehmer die Forderung nach der Papierform ernst nehmen und die notwendigen Schritte unternehmen, um die AU fristgerecht vorzulegen. Die Kommunikation mit dem Arbeitgeber ist dabei entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden und eine konstruktive Lösung zu finden.
Tipps für den Umgang mit der AU-Pflicht im Arbeitsalltag
Der Umgang mit der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU)-Pflicht im Arbeitsalltag kann für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen Herausforderungen mit sich bringen. Um den Prozess reibungslos zu gestalten, gibt es einige Tipps, die beachtet werden sollten. Für Arbeitnehmer ist es wichtig, sich über die geltenden Regelungen im Unternehmen zu informieren. Dies betrifft insbesondere die Fristen für die Vorlage der AU und die Form, in der die AU einzureichen ist. Klären Sie, ob der Arbeitgeber die Vorlage der AU bereits ab dem ersten Krankheitstag verlangt und ob die AU in Papierform oder elektronisch einzureichen ist.
Im Krankheitsfall sollten Arbeitnehmer den Arbeitgeber unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit informieren. Dies sollte idealerweise telefonisch erfolgen, um sicherzustellen, dass die Information zeitnah ankommt. Zusätzlich zur telefonischen Mitteilung ist es ratsam, die Krankmeldung auch schriftlich einzureichen, beispielsweise per E-Mail. Bewahren Sie eine Kopie der AU für Ihre eigenen Unterlagen auf. Dies kann hilfreich sein, falls es zu Unstimmigkeiten oder Nachfragen kommt. Wenn der Arbeitgeber die Vorlage der AU in Papierform verlangt, obwohl die elektronische AU existiert, suchen Sie das Gespräch mit dem Arbeitgeber, um die Gründe für die Forderung zu erfragen. Versuchen Sie, eine einvernehmliche Lösung zu finden, beispielsweise die Vorlage einer Kopie der AU in Papierform. Für Arbeitgeber ist es wichtig, klare Regelungen für den Umgang mit der AU-Pflicht zu schaffen und diese den Mitarbeitern transparent zu kommunizieren. Dies kann beispielsweise in einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag erfolgen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Fristen für die Vorlage der AU und die Form, in der die AU einzureichen ist. Nutzen Sie die Möglichkeiten der elektronischen AU, um den administrativen Aufwand zu reduzieren. Klären Sie jedoch auch, in welchen Fällen die Vorlage der AU in Papierform erforderlich ist. Eine offene Kommunikation und klare Regelungen tragen dazu bei, den Umgang mit der AU-Pflicht im Arbeitsalltag zu vereinfachen und Missverständnisse zu vermeiden.
